Ticket-System und interne Benachrichtigungen

In diesem Artikel stellen wir dir das interne Ticket- und Mail-System vor. Damit ist es dir möglich, Prozesse an einem Ort zu organisieren und schlank zu halten. Wir zeigen dir die verschiedenen Möglichkeiten und Vorteile auf

Basiswissen

Das integrierte E-Mail- und Ticketing-Tool ermöglicht es dir, direkt aus dem Projekt Manger mit deinen Kunden zu kommunizieren und umgekehrt. Das macht zusätzliche E-Mail-Programme oder Chats prinzipiell unnötig. Der Vorteil für dich und deinen Kunden ist, dass alle für das Projekt erforderlichen E-Mails und Informationen direkt in und aus dem Projekt Manager heraus bearbeitet werden können. 

Und noch besser: Das Tool erkennt eigenständig, welche Informationen zu welchem Projekt gehören und sortiert diese dem jeweiligen Projekt automatisch zu. Auf diese Weise hast du ein Protokoll über alles, was im Projekt passiert. Du kannst die Informationen auch filtern. So kannst du z. B. Nachrichten finden, die du verpasst hast oder schon eine gewisse Zeit zurückliegen. 

Unabhängig davon, ob die Domain bei einem externen Hoster liegt oder über uns registriert ist, kann das Tool für dich die E-Mail-Adress-Verwaltung übernehmen. Liegt die Domain bei einem anderen, wird in der Regel ein sogenannter MX-Record angelegt. Diesen setzt du bei deinem Domainanbieter in den DNS Einstellungen. 

Weitere Informationen zu:

• DNS-Einstellungen für externe Domains
• Die Einrichtung des E-Mail-Features
• E-Mails mit Tools wie Outlook oder Thunderbird benutzen

Das E-Mail-Tool einrichten

Bevor du das Tool nutzen kannst, empfehlen wir dir die korrekte Einrichtung. Die E-Mail-Adresse deiner Inbox findest du unter den Einstellungen. Gehe dafür auf deinen Account im Reiter der Seite und klicke auf Einstellungen. In den Unternehmens-Einstellungen findest du alle wichtigen Einstellungen. 

In den Unternehmens-Einstellungen ist es ebenfalls möglich, eine passende E-Mail für den E-Mail-Versand einzurichten. Wir empfehlen dir, eine Support-E-Mail-Adresse einzurichten - beispielsweise "support@deine-domain.de" - die du auf deiner Website nennen oder deinen Kunden direkt geben kannst. Richte anschließend für diese eine Weiterleitung auf deine "inbox+"-E-Mail-Adresse ein. Solltest du deine E-Mail-Adresse(n) mit Sitejet verwalten, kannst du die Weiterleitung im Kundenportal einrichten. 

Du kannst Sitejet für den Empfang von E-Mails auch ohne Kundenprojekt nutzen. E-Mails, die z.B. an deine Support- bzw. "inbox+"-E-Mail-Adresse geschickt werden, erscheinen im Bereich "Webmail" unter "Werkzeuge". Wenn diese einer Website zuzuordnen sind, dann erscheinen sie auch direkt im Detail View der jeweiligen Website. Hier hast du natürlich ebenso Sortierungsmöglichkeiten. 

Damit Sitejet die E-Mails deiner Kunden automatisch dem jeweiligen Projekt zuweisen kann, hinterlege die E-Mail-Adresse deines Kunden im Website-Projekt unter Kundendaten. Wenn dein Kunde von einer alternativen E-Mail-Adresse schreibt, die nicht in den Kundendaten hinterlegt ist, hast du die Möglichkeit diese E-Mails manuell dem jeweiligen Projekt zuzuordnen. 

Das Ticketsystem im Überblick

In der Projekt-Manager-Ansicht unter Tickets siehst du alle offenen Nachrichten, die bereits automatisch einer Website zugeordnet werden konnten. 

Klicke einfach auf eine Nachricht, um den Detail View der Website zu öffnen und die Nachricht zu bearbeiten. Die Zahl rechts neben "Tickets" zeigt dir, wie viele offene Nachrichten es gibt. Im Detail View findest du die Möglichkeiten E-Mails zu versenden, die Nachrichten an dich zu sortieren und einzusehen. Mithilfe der Filter-Funktionen lässt sich die Anzeige übersichtlich gestalten.

Eingehende Kunden-E-Mails

Dein Kunde hat dir eine E-Mail an deine Service-E-Mail-Adresse gesendet. Die Nachricht wird aufgrund der E-Mail-Adresse dem entsprechenden Projekt zugeordnet.

Die Nachricht des Kunden wird in der Detailansicht der Website unter "Nachrichten" angezeigt:

1. Hier kannst du nach Schlagwörtern suchen, die an einer beliebigen Stelle in einer E-Mail oder im Protokoll vorkommen, und dir die Suchergebnisse anzeigen lassen. Du kannst die Ergebnisse eingrenzen, indem du Start- und Enddatum festlegst. 
2. Du kannst die Nachrichten auch nach Kategorien (Absender/Empfänger, Intern/Extern, Partner etc.), Status (Fertig/In Arbeit o.ä.) oder anderen Kriterien filtern. 
3. Hier siehst du das Protokoll zur Website und kannst so jederzeit nachvollziehen, was passiert ist. Hier kannst du interne Nachrichten, Systeminformationen oder Kundenanfragen über die Checkbox auch direkt als "Erledigt" markieren. Nachrichten, die unerledigt sind, erscheinen mit einem blauen Hintergrund. Über die Filterfunktion kannst du für dich im Moment uninteressante Einträge ausblenden lassen. Zu externen E-Mails wird für die Übersicht nur der Betreff und ein Teil des Nachrichteninhalts angezeigt. 
4. Wenn du auf eine Nachricht klickst, kannst du den vollständigen Nachrichteninhalt lesen. 

Nicht zugewiesene E-Mails

E-Mails, die aktuell keinem deiner Projekte zugeordnet sind (z. B. potenzielle Neukunden mit allgemeinen Anfragen), erscheinen unter dem Menüpunkt "Nicht zugeordnet". 

Unterhalb der Liste der E-Mails wird deine bereits angesprochene Sitejet-interne E-Mail-Adresse angezeigt (z. B.: inbox+11.12345a67b891c0de@partner.sitejet.io).

Von hier aus kannst du E-Mails einem Projekt manuell zuordnen oder sie entfernen, wenn es sich um Spam handelt.

Interne E-Mails teamübergreifend verschicken

Wenn du im Bereich"Nachrichten" auf "+ Neu" klickst, kannst du zwischen Intern, Nachricht vom Kunden und Nachricht an Kunden wählen. Um einen internen Kommentar in dem Protokoll zu hinterlassen, klicke auf "Intern". Jedes Mitglied des Teams kann hier Einträge zu der Website hinterlegen. Im Protokoll wird der Eintrag mit dem Namen des Mitglieds, das den Eintrag verfasst hat, dem Datum und dem Website-Status zum Zeitpunkt der Eingabe dokumentiert.

Lass dich nicht von den Bezeichnungen der Schaltflächen "Nachricht vom/an den Kunden" verwirren. Von hier aus sind nicht nur interne Notizen, sondern auch vom Kunden kommende bzw. an den Kunden zu verschickende E-Mails einseh- und erstellbar. Stell dir vor, ein Kunde schickt dir eine SMS, ruft auf deinem Handy an oder spricht mit dir persönlich über sein Projekt. Ist das Gesagte bzw. Geschriebene nützlich, soll es vermutlich auch berücksichtigt werden. In dem Fall kannst du die Informationen manuell in dieser "internen" Ansicht notieren, um alles an Ort und Stelle zu haben und den Überblick zu behalten.

E-Mails an Kunden verschicken

Wenn du E-Mails von deiner eigenen E-Mail verschicken möchtest, kannst du diese in den Unternehmens-Einstellungen deines Accounts konfigurieren. Tust du das nicht, werden E-Mails von "no-reply@sitejet.io" verschickt. Möchtest du das vermeiden, nutze unsere genaue Anleitung. Diese erklärt dir Schritt für Schritt, wie du den Versand über deine eigene E-Mail-Adresse einrichtest.

Unter "Empfänger" kannst du entweder im Dropdown-Menü direkt die hinterlegte E-Mail-Adresse deines Kunden auswählen oder eine andere angeben. Außerdem kannst du einen Betreff ergänzen, die Nachricht grundlegend formatieren und Dateien anhängen.

Du wirst Kunden aus verschiedenen Gründen kontaktieren, z. B. um weitere Informationen bzw. Materialien anzufordern, um Feedback zu erfragen oder um den endgültigen Entwurf zur Überprüfung vorzulegen. Da sich viele dieser E-Mails an Kunden wiederholen, haben wir hierfür typische E-Mail-Vorlagen bereits vorbereitet. Erstelle bzw. bearbeite Vorlagen, indem du auf "Vorlagen verwalten" klickst oder nutze bereits erstellte Vorlagen in dem "In Vorlagen suchen"-Feld.

E-Mail-Vorlagen verwalten

Hier kannst du E-Mail-Vorlagen erstellen, die du jederzeit verwenden kannst, um nicht immer wieder die gleichen E-Mail-Bausteine schreiben zu müssen. Mithilfe von Variablen fügst du automatisch wichtige Informationen ein und ersparst dir so unzähliges Kopieren und Einfügen.

Du kannst eine bestehende Vorlage auswählen, um sie zu bearbeiten, oder sie als Grundlage für eine neue Vorlage verwenden. Gib deiner neuen Vorlage einen Namen, erstelle einen Betreff (z. B. "Weitere Informationen für deine Website benötigt") und schreib deine Nachricht.

Die bereits angesprochenen Variablen werden in einer E-Mail jeweils passend zum aktuellen Projekt automatisch durch die im Projekt hinterlegten Informationen ersetzt. Sämtliche Variablen werden im unteren Teil der Seite angezeigt. Du kannst z. B. den Website-Namen, Einladungslinks, den Namen des Kunden oder der Kontaktperson, die Kunden-E-Mail, die Website Domain, den Absender (je nachdem, welches Teammitglied die E-Mail sendet, näheres hierzu erfährst du in unserem Artikel über Berechtigungen und Rollen) und eine Signatur, die in den Unternehmenseinstellungen definiert werden kann, einfügen.

Automatische Benachrichtigungen

Weitere Gründe für Benachrichtigungen sind z. B. Änderungswünsche (der Kunde hat ein To-do auf der Website angelegt), Statusänderungen oder das Ausfüllen der Anforderungsliste (Wünsche). Auch über einen Datei-Upload kannst du benachrichtigt werden. Benachrichtigungen aktivierst du in deinem Profil. Gehe dazu wie folgt vor:

1. Klicke oben rechts in der Ecke auf dein Profilbild
2. Klicke auf "Profil"
3. Auf der rechten Seite siehst du nun eine Liste an möglichen Benachrichtigungen
4. Aktiviere die für dich Relevanten

Diese Funktion ist für dich nicht verfügbar?

Diese Funktion ist aktuell exklusiv für Sitejet Studio verfügbar. Sofern du den Sitejet Builder über cPanel oder Plesk benutzt, ist es sehr wahrscheinlich, dass diese Funktion für dich noch nicht verfügbar ist. Solltest du Fragen dazu haben oder Hilfe bei einer alternativen Umsetzung benötigen, kontaktiere bitte den Support der jeweiligen Plattform. Dort ist es auch möglich, deine Stimme für ein Feature Requests abzugeben. 

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