E-Mails in Sitejet versenden und empfangen

Sitejet bietet dir die Möglichkeit mit seinem integrierten Tool E-Mails zu empfangen und zu versenden. Wir zeigen dir in diesem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten und Vorteile. Neben dem integrierten Tool ist es auch möglich externe Programme zu nutzen. 

Inhaltsangabe


Basiswissen

Mit Sitejet erhältst du ein integriertes E-Mail-Tool, aus dem du direkt mit deinen Kunden kommunizieren kannst. Das macht zusätzliche E-Mail-Programme unnötig. Der Vorteil für dich und deinen Kunden ist, dass alle für das Projekt erforderlichen E-Mails direkt in und aus Sitejet gehändelt werden können. Und noch besser: Sitejet erkennt eigenständig welche Informationen zu welchem Projekt gehören und sortiert diese dem jeweiligen Projekt automatisch zu. Diese Funktion erklären wir dir im Abschnitt Sitejet E-Mail-Tool.

Unabhängig davon, ob die Domain bei Sitejet oder bei einem externen Hoster liegt, kann Sitejet für dich die E-Mail-Adress-Verwaltung übernehmen. Liegt die Domain nicht bei Sitejet, wird in der Regel ein sogenannter MX-Record angelegt. Diesen setzt du bei deinem Domainanbieter in den DNS Einstellungen. Nähere Informationen hierzu findest du in unserem Artikel über das Veröffentlichen einer Website.

In Sitejet verwaltete E-Mail-Adressen können mit jedem gängigen E-Mail-Tool genutzt werden. Wie man eine E-Mail-Adresse anlegt zeigen wir dir im verlinkten Artikel. Anschließend kannst du mit unserem im Abschnitt Webmail vorgestellten Tool E-Mails empfangen und verschicken. Wie externe Tools genutzt werden können, zeigen wir dir im Abschnitt Externe Tools.


Das Sitejet E-Mail-Tool einrichten

Die E-Mail-Adresse deiner Inbox findest du unter den Einstellungen. Gehe dafür auf deinen Account im Reiter der Seite und klicke auf Einstellungen. In den Unternehmens-Einstellungen findest du alle wichtigen Einstellungen. 

In den Unternehmens-Einstellungen ist es ebenfalls möglich eine passende E-Mail für den E-Mail-Versand einzurichten. Wir empfehlen dir, eine Support-E-Mail-Adresse einzurichten - beispielsweise "support@deine-domain.de" - die du auf deiner Website nennen oder deinen Kunden direkt geben kannst. Richte anschließend für diese eine Weiterleitung auf deine "inbox+"-E-Mail-Adresse ein. Solltest du deine E-Mail-Adresse(n) mit Sitejet verwalten, kannst du die Weiterleitung im Kundenportal einrichten. 

Du kannst Sitejet für den Empfang von E-Mails auch ohne Kundenprojekt nutzen. E-Mails, die z.B. an deine Support- bzw. "inbox+"-E-Mail-Adresse geschickt werden, erscheinen im Bereich "Webmail" unter "Werkzeuge". Wenn diese einer Website zuzuordnen sind, dann erscheinen sie auch direkt im Detail View der jeweiligen Website. Hier hast du natürlich ebenso Sortierungsmöglichkeiten. 

Damit Sitejet die E-Mails deiner Kunden automatisch dem jeweiligen Projekt zuweisen kann, hinterlege die E-Mail-Adresse deines Kunden im Website-Projekt unter Kundendaten. Wenn dein Kunde von einer alternativen E-Mail-Adresse schreibt, die nicht in den Kundendaten hinterlegt ist, hast du die Möglichkeit diese E-Mails manuell dem jeweiligen Projekt zuzuordnen

Tipp: Wir empfehlen alternative E-Mail-Adressen unter Kundendaten zu ergänzen. Du kannst bis zu 3 E-Mail-Adressen je Kunde hinterlegen.


Mit dem Sitejet E-Mail-Tool arbeiten

Sitejet bietet dir für jedes Projekt ein eigenes Postfach, in dem die E-Mails deiner Kunden einsortiert werden. Um empfangene E-Mails aufzurufen, zu beantworten oder neue E-Mails an den Kunden zu verschicken gehst du bitte in den Detail View deiner Webseite. Hier findest du die Möglichkeiten E-Mails zu versenden, die Nachrichten an dich zu sortieren und einzusehen. Mithilfe der Filter-Funktionen lässt sich die Anzeige übersichtlich gestalten. 

Im Detail View der Website hast du die Möglichkeit unter "Nachrichten" dem Kunden direkt zu schreiben. Hierfür empfiehlt es sich in den Unternehmens-Einstellungen deine Unternehmens-E-Mail-Adresse hinterlegt und entsprechend der Hinweise korrekt konfiguriert zu haben, damit diese als Absender-E-Mail-Adresse angezeigt wird.

Klicke bitte auf "+Neu" und es öffnet sich für dich ein neues Pop-up-Fenster. Von hier aus sind folgende Dinge möglich:
  • im Tab "Intern": Nachrichten an das Team zu schicken 
  • im Tab "Nachricht vom Kunden": Gesprächsnotizen z. B. aus Telefonaten mit dem Kunden zu hinterlegen
  • im Tab "Nachricht an den Kunden": E-Mails inkl. Anhänge zu verschicken 

Per Klick auf "Nachricht an den Kunden" öffnet sich dein E-Mail Versand-Fenster. 

Wie versendest du eine E-Mail? 

Um E-Mails aus dieser Ansicht heraus zu versenden, kannst du diese entweder ganz normal schreiben oder du wählst eine Vorlage aus. Als Empfänger wird standardmäßig die in den Kundendaten als "Login-E-Mail" hinterlegte E-Mail-Adresse ausgewählt. Sollten weitere E-Mail-Adressen hinterlegt sein, so kannst du diese per Klick in das Feld "Empfänger" auswählen. Nach einem Klick in das Feld kannst du aber auch kundenspezifische E-Mail-Adressen nutzen, die nicht in den Kundendaten hinterlegt sind. Das Feld "Kopie (CC)" funktioniert hierbei identisch.

Um die in den Unternehmens-Einstellungen hinterlegte Signatur zu nutzen, bereite dir am besten eine Vorlage vor, in die die Signatur über einen Parameter fest eingebunden ist. 

Möchtest du im Anhang eine Datei verschicken, so stehen dir hierfür sämtliche Dateien aus der Dateiverwaltung zur Verfügung

E-Mail-Vorlagen verwalten

Schreibst du nach jedem Schritt im Erstellungsprozess der Kundenwebsite jedem Kunden eine ähnliche E-Mail? Oder schickst du jedes Mal, wenn du den Erstentwurf der Kundenwebsite fertig hast, eine E-Mail an den Kunden? Dann sind Vorlagen eine ideale Ergänzung für dich. Per Klick auf "Vorlage verwalten" gelangst du in die Vorlagenverwaltung. Mit dieser Funktion kannst du deine Prozesse weiter optimieren, indem du die Zeit für die Erstellung individueller E-Mails reduzierst. 

Im unteren Teil der Ansicht findest du sämtliche Parameter, die du nutzen kannst, um deine E-Mails noch schneller erstellen zu können: Sitejet befüllt diese Parameter automatisch mit den im Projekt hinterlegten Informationen. Nutzt du in deinen Vorlagen die Signatur, reicht es, Anpassung in den Unternehmens-Einstellungen vorzunehmen.

Klickst du in dieser Ansicht auf "Neue Vorlage erstellen", kannst du die bereits existierenden Vorlagen auswählen und anschließend editieren.


Webmail: Mails in Sitejet empfangen

Zusätzlich bieten wir für in Sitejet angelegte E-Mail-Adressen das Webmail Tool. Hiermit kannst du E-Mails aufrufen oder beantworten. Dieses erreichst du über: https://webmail.sitehub.io/. Externe Tools sind somit überflüssig. Zum Einloggen benutzt du als "Username" die jeweilige E-Mail-Adresse, z. B. info@deine-domain.de. Bei "Password" gibst du das für diese E-Mail festgelegte Passwort ein. 


Wie richtest du deine Mails in externen Tools ein?

Wenn du bzw. dein Kunde E-Mails lieber mit externen Tools wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird empfangen und verwalten möchte, sind zwei Einstellungen erforderlich: 

  1. Servereinstellungen für eingehende E-Mails (Hier kannst du zwischen POP3 und IMAP wählen)
  2. Servereinstellungen für ausgehende E-Mails (Hier sind die Daten für SMTP erforderlich)

Eingehende E-Mails:

Für das Empfangen von E-Mails stehen die gebräuchlichsten zwei Protokolle zur Verfügung: POP3 und IMAP. 

POP3

POP3 sendet die originale E-Mail an das Gerät, mit dem du als Erstes die E-Mail vom Server abrufst. Auf dem Server ist diese dann nicht mehr verfügbar und kann auch von anderen Geräten nicht mehr abgerufen werden.

Server

  • mail.sitehub.io 

Port

  • 995 mit aktiviertem SSL
  • 110 mit deaktiviertem SSL

Hinweis: Hierbei kommt es darauf an, ob SSL für die Domain aktiviert ist, oder nicht. 

Benutzername: Die in Sitejet angelegte E-Mail-Adresse  
Passwort: Das für diese E-Mail-Adresse hinterlegte Passwort

IMAP

Da von immer mehr Geräten auf E-Mail-Konten gleichzeitig zugegriffen wird, ist IMAP das favorisierte Protokoll. Hier bleibt das Original der E-Mail auf dem Server und abrufende Geräte erhalten eine Kopie. 

  • mail.sitehub.io 

Port

  • 993 mit aktiviertem SSL
  • 143 mit deaktiviertem SSL

Hinweis: Hierbei kommt es darauf an, ob SSL für die Domain aktiviert ist, oder nicht. 

Benutzername: Die in Sitejet angelegte E-Mail-Adresse  
Passwort: Das für diese E-Mail-Adresse hinterlegte Passwort

Ausgehende E-Mails

Hier findest du die Informationen für ausgehende E-Mails. 

SMTP

Server

  • mail.sitehub.io 

Port

  • 465 mit aktiviertem SSL
  • 25 mit deaktiviertem SSL

Hinweis: Hierbei kommt es darauf an, ob SSL für die Domain aktiviert ist, oder nicht. 

Benutzername: Die in Sitejet angelegte E-Mail-Adresse   
Passwort: Das für diese E-Mail-Adresse hinterlegte Passwort

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