Häufig gestellte Fragen zu Mails

In diesem Artikel haben wir für dich die häufig gestellten Fragen und Probleme rund um Mails zusammengefasst und beantwortet. 

Inhaltsangabe

Basiswissen und Reporting

Ein Versuch Probleme mit E-Mails zu lösen kann manchmal extrem einfach sein oder extrem kompliziert. Wir helfen dir natürlich sehr gerne bei deinen Fragen. Doch bevor du uns eine Mail an den Support schreibst, bitte überprüfe zunächst folgende Punkte: 

  • Hast du eine aktive Internetverbindung? Ja, das ist sehr offensichtlich, aber manchmal kann es sein, dass deine Verbindung Aussetzer hat, die dir vielleicht nicht sofort auffallen? 
  • Blockiert vielleicht eine Firewall die Mails? Sicherheit geht vor! Überprüfe aber bitte, ob deine Schutzprogramme eventuell deine Mailprogramme blockieren. 
  • Ist die E-Mail-Funktion aktiv im Domain Manager? Ein unachtsamer Klick und schon sind die E-Mails deaktiviert. Überprüfe hier immer das Offensichtlichste. 
  • Hast du die DNS-Einstellungen, wie hier beschrieben, korrekt eingetragen? Es empfiehlt sich hier alle Einträge noch einmal zu überprüfen. 
  • Sind deine Anmeldedaten beim Postfach korrekt? Liegt hier vielleicht ein Rechtschreibfehler vor oder ist ein Zeichen zu viel? Manchmal kopiert man fix sein Passwort und nimmt ein Leerzeichen mit, oder man hat die Feststelltaste betätigt. Probiere das Passwort einmal in Ruhe einzutippen.

Wenn du dein Problem mit den Mails trotzdem nicht lösen kannst, schreibe uns bitte direkt eine Mail an den Support. Hier ist eine Liste von Informationen, die wir unbedingt immer benötigen: 

  • Wie lautet die Domain / Mailadresse / Website-ID?
  • Benutzt du zusätzliche Programme wie Firewalls oder einen Mailclient wie Thunderbird oder Outlook? 
  • Hast du die oben genannten Punkte alle schon kontrolliert? 
  • Erhältst du eine Fehlermeldung? Falls ja, kopiere sie uns in die Mail und schicke uns Screenshots. Bitte vermeide komplette Mail-Verläufe mit deinem Kunden oder private Mails in der Nachricht an uns. 

Anzahl der Postfächer pro Kunde

Du kannst jedem Kunden unbegrenzt viele Postfächer einrichten und ihnen damit den besten Service bieten. Dass Kunden ab einer bestimmten Anzahl von Postfächern über ihre Organisation nachdenken sollten, steht auf einem anderen Blatt.

E-Mail Beschränkungen

Die Speichergröße von E-Mail-Konten pro Domain ist auf 25 GB begrenzt. Wenn du mehr Speicher benötigst, ist es möglich diesen bei uns pro Domain nachzubuchen. Pro Monat kosten 25 GB pro Domain aktuell $2.99/ €2,99.  

Das Limit für den Versand von Mails liegt bei 500 pro Tag. 
Sitejet bietet derzeit keine Möglichkeit, die Anzahl der Mailboxen für den Kunden zu begrenzen. Wenn dir diese Funktion sehr wichtig ist, empfehlen wir mit deiner Stimme das entsprechende Feature Request in der Community hoch zu wählen!

Kalenderfunktion

Das Mail-Feature in Sitejet bietet keine native Kalender-Synchronisierung an und somit auch kein Microsoft Exchange ActiveSync.

Verwendung von DMARC und DKIM

Es ist aktuell möglich einen DMARC Record in den DNS-Einstellungen zu setzen. DKIM bieten wir aktuell nicht an. Du kannst dafür aber in der Community unter Feature Requests stimmen! 

Muss ich bei einem Domain-Transfers die Mails auch umziehen?

Es ist in vielen Fällen sinnvoll, auch die Domain umzuziehen. Notwendig ist es aber nicht. Mit unserem Tool brauchst du nur wenige Minuten, um E-Mail-Postfächer umzuziehen und sparst somit enorm viel Zeit. Weitere Informationen zum Transfer-Tool findest du im entsprechenden Hilfeartikel.

Ich bekomme zu viel Spam!

Jap, wir auch! Und das ist immer ärgerlich! Wir verstehen das! Deshalb haben wir hier einen schönen Leitfaden, mit dem du das Problem sehr gut eindämmen kannst. 

E-Mails gehen "verloren"

Wenn du das Gefühl hast, dass E-Mails verloren gehen, kann das mehrere Ursachen haben. Vorneweg können wir dich aber beruhigen: Sitejet löscht nicht einfach irgendwelche Mails und normalerweise gehen Mails nicht einfach "verloren", es sei denn, man hat es so eingestellt oder einen Fehler bei den Einstellungen. 

  • Zugriff über IMAP? Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails abzurufen: POP3 und IMAP. 

    Bei IMAP verbleiben die E-Mails auf dem Server (Cloud) und du arbeitest mehr oder weniger direkt auf dem Server. 

    Bei POP3 werden die E-Mails abgerufen, (im häufigsten Fall) vom Server entfernt und sind nur auf dem abrufenden Endgerät, z.B. deinem Computer oder Smartphone, verfügbar. Wird ein E-Mail-Postfach gleichzeitig von Gerät A über IMAP und Gerät B über POP3 abgerufen, entfernt Gerät B die E-Mail vom Server, und das Postfach von Gerät A ist leer. Das könnte also einer der Gründe sein. Der Abruf über POP3 ist vergleichbar mit einem normalen "Briefkasten". Wenn jemand die E-Mail entnimmt, ist der "Briefkasten" für die nächste Person leer. Bei IMAP wird die Mail geöffnet, aber dann im "Briefkasten" belassen.

    Wenn du über IMAP auf die Mails zugreifst, kann es vorkommen, dass die Mails von einem Gerät entfernt wurden, also komplett gelöscht sind. Dies ist normalerweise der Fall, wenn E-Mails nicht mehr aufzufinden sind. 
  • Filter-Einstellungen? Überprüfe deine Filter! In deinem E-Mail-Programm, aber auch im Sitejet Webmailer, kannst du Filterregeln einstellen, nach denen E-Mails in Ordner sortiert, aber auch gelöscht werden können. Schauen dir beide Filterfunktionen an und stelle sicher, dass keine E-Mails versehentlich gelöscht oder in Ordner einsortiert werden, die vielleicht nicht auf deinem Gerät eingerichtet sind. 

E-Mails können empfangen, aber nicht versendet werden

Es kann viele verschiedene Gründe geben, warum E-Mails nicht gesendet werden können. Wir empfehlen in so einer Situation immer die Einstellungen noch einmal genau zu überprüfen. Ist die E-Mail-Adresse korrekt eingerichtet? Empfängst du die Mails über den Webmailer, aber nicht deinem Drittanbieter? Das sind alles Möglichkeiten, die du durchgehen solltest, bevor du uns kontaktierst.

Ein genauer Blick auf die Fehlermeldung (sofern vorhanden) kann dir weiterhelfen, die Ursache zu finden. 

Wenn du uns kontaktierst, benötigen wir am besten die Fehlermeldung kopiert und die Herkunft dieser Fehlermeldung. Weiterhin ist es wichtig zu wissen, um welche Domain und E-Mail-Adresse es sich handelt und wie das Setup der Mailadresse ist. Ein Hinweis auf einen Drittanbieter hilft hier sehr weiter. 

In seltenen Fällen kann es sein, dass die Domain nicht korrekt eingerichtet wurde oder sich noch im Übergang befindet. Dies erkennt man allerdings nicht im Domain Manager. Das können nur wir direkt beim Domain-Registrar überprüfen. 

Fehlermeldung: Client host 1.2.3.4 blocked using XBL

Diese Fehlermeldung sagt leider aus, dass ein angeschlossenes Gerät wahrscheinlich mit Malware infiziert ist und Spam versendet. Das kann der Computer, oder aber auch ein Tablet oder Smartphone sein. Wir empfehlen hier eine erste Diagnose mit einem Tool. Gerade mobile Geräte, insbesondere Android-Telefone werden sehr oft zu Spammern, indem man fragwürdige Apps installiert oder unachtsam im Netz surft. 

Weitere Tipps zur Fehlerbehebung findest du in dieser FAQ von Spamhaus (Externer Link in englischer Sprache).

Wenn der Versand von Spam gestoppt ist, wird der Anschluss wieder von der Blacklist genommen. 

Server nicht erreichbar

Wenn sporadisch keine Verbindung zum E-Mail-Server aufgebaut werden kann, werden E-Mails verzögert versendet. Das kann folgende Ursachen haben: 

Dein Gerät oder ein anderes angeschlossenes Gerät, welches den selben Internetzugang verwendet hat wahrscheinlich falsche E-Mail-Zugangsdaten gespeichert und versucht sich wiederholt mit diesen Daten anzumelden. Das passiert tatsächlich öfter mit Apple-Geräten. Hier drosselt Apple den Zugang und man merkt als User nichts davon. Überprüfe daher sehr gründlich die E-Mail-Einstellungen auf allen Geräten, die mit deinem Internet verbunden sind. 

Wenn du sicher bist, dass alle Einstellungen korrekt sind, wende dich bitte per Mail an unseren Support. Am besten mit einer anderen Mailadresse, die das Problem nicht hat. Teile uns dann alle relevanten Information und vorgenommenen Maßnahmen mit. Wir benötigen die Website ID, das Mailkonto, die Art der Einrichtung und Informationen über mögliche Drittanbieter-Tools. Je mehr Informationen wir haben, desto besser können wir hier versuchen zu helfen. 

E-Mails kommen zurück (Bounce)

Mögliche Fehlermeldung: Sie senden ungewöhnlich viele Mails
In diesem Fall ist deine Mailbox möglicherweise Opfer eines Angriffs und wird für den Versand von Spam-Nachrichten missbraucht. Unser Sicherheitssystem verhindert dies, indem es deine Mailbox vorübergehend sperrt. Auf diese Weise verhindern wir, dass unser und dein Ruf in Mitleidenschaft gezogen wird, und schützen gleichzeitig die E-Mail-Infrastruktur von Sitejet. 
Diese Situation ist kein Grund zur Panik. So lösen wir das Problem: 
  • Logge dich in dein E-Mail-Konto ein
  • Ändere dein Passwort für das betroffene Postfach. Dadurch wird das Postfach automatisch entsperrt. Achte darauf, dass du kein Passwort verwendest, dass du schon einmal benutzt hast. Am besten verwende ein sicheres Passwort mit mindestens 8 Zeichen, Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen. Je länger und umfangreicher, desto besser!
  • Setze nun das neue Passwort auf alle Geräte, die auf das Postfach zugreifen. 
  • Warte am Besten einen Tag, bevor du mit dem Postfach eine Mail versendest.

Eine andere Möglichkeit ist, dass dieselbe E-Mail, vor allem bei älteren Versionen von Microsoft Outlook, im Postausgang "hängenbleibt" und von dort aus im Minutentakt versendet wird. In diesem Fall solltest du Outlook von einem Profi untersuchen lassen oder das Programm wechseln. 

E-Mails an Gmail werden nicht zugestellt

Google hat für sein E-Mail-Angebot verschärfte Voraussetzungen eingerichtet, um den Spam in den Postfächern der Kunden zu verringern. Mittlerweile ist es notwendig entweder über DMARC oder einem SPF-Record seine E-Mail zu authentifizieren. Wir bieten die Möglichkeit über einen SPF-Record an. 

Solltest du Probleme haben, eine Mail an eine Gmail-Adresse zu versenden, dann empfiehlt es sich, den SPF-Record anzupassen. Bitte überprüfe deine DNS-Einstellungen und trage folgenden Wert ein: 

v=spf1 a:mx1.sitehub.io a:mx2.sitehub.io mx -all

Nachdem du diese Einträge erstellt oder bearbeitet hast, ist es möglich, mit Tools wie dnschecker.org (externer Link!) zu testen, ob die neuen Einträge korrekt angenommen werden. Bitte beachte, dass die Übernahme der Einstellungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann. In wenigen Fällen sogar länger als 24 Stunden. Wenn du dir unsicher bist, dann schreibe uns gerne eine Mail mit der Website ID, dem Domain-Namen und einem Screenshot deiner DNS-Einstellungen. 

Mailbox Backup & Restore

Wir bieten eine Sicherung und Wiederherstellung deiner Mailbox an. Das passiert zwar selten, dass ein Postfach einfach gelöscht wurde, aber wenn, dann ist es gut diese Möglichkeit zu haben. Dieser Prozess ist allerdings extrem umfangreich. Damit du diesen Service niemals in Anspruch nehmen musst, empfehlen wir dir immer regelmäßige Backups deiner Mails manuell zu speichern. Einmal pro Woche oder sogar mehrmals in der Woche kann sinnvoll sein, wenn du viele Mails bekommst und versendest. Glaube uns, das lohnt sich! 
Solltest du versehentlich dein Postfach gelöscht haben, versuche bitte zunächst dasselbe Postfach noch einmal zu erstellen. E-Mails werden nicht sofort aus dem System entfernt, wenn das Postfach deaktiviert wird. Sollte das nicht funktionieren, dann musst du leider entscheiden, ob du mit unserer Hilfe ein Backup benötigst. 
Die Kosten für so ein Backup durch uns betragen 499 € pro Postfach, unabhängig von der Menge der Mails. 

Leider ist der Preis so hoch, da dies umfangreiche Arbeiten an den Servern und viele Arbeitsstunden erfordert. Außerdem speichern wir keine Mails und Mailkontoinformationen, nachdem sie vollständig gelöscht wurden.

Wenn du dieses Backup benötigst, dann schreibe uns bitte eine Mail mit folgenden Informationen: 

  • Betroffene E-Mail-Adresse 
  • Die Website ID, wo sich das Postfach befand
  • Ungefähres Datum der Löschung
  • Ggf. Erstellungsdatum (bei einzelnen E-Mails, um unnötigen Aufwand zu vermeiden, wenn die letzte Sicherung vor dem Löschdatum älter ist als die aktuelle E-Mail)

Sollten wir weitere Informationen benötigen, werden wir uns so schnell wie möglich bei dir melden. Bitte bestätige mit der Mail ebenfalls direkt, dass du auch die Kosten hierfür akzeptierst und übernehmen wirst. 

Diese Funktionen ist für dich nicht verfügbar?

Diese Funktionen sind aktuell exklusiv für Sitejet Studio verfügbar. Sofern du den Sitejet Builder über cPanel oder Plesk benutzt, ist es sehr wahrscheinlich, dass diese Funktionen für dich noch nicht verfügbar sind. Solltest du Fragen dazu haben oder Hilfe bei einer alternativen Umsetzung benötigen, kontaktiere bitte den Support der jeweiligen Plattform. Dort ist es auch möglich, deine Stimme für ein Feature Requests abzugeben. 

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