Ticket-System und interne Benachrichtigungen

In diesem Artikel stellen wir dir vor, wie du das Ticketsystem und interne Benachrichtigungen benutzen kannst, um deine Prozesse zu organisieren und schlank zu halten.

Inhaltsangabe


Alle E-Mails an einem Ort

Oft ist es bei der Kommunikation mit dem Kunden notwendig, mehrere E-Mails hin- und herzuschicken. Da das anstrengend und zeitraubend sein kann, bietet Sitejet dir ein perfektes All-in-One-Tool. Dadurch bleibst du permanent über deine interne und externe Kommunikation auf dem Laufenden. Unser Nachrichtensystem sortiert automatisch alle eingehenden E-Mails dem jeweilige Projekt zu, erkennt Statusänderungen, registriert neues Feedback und Dateien sowie interne Anmerkungen zur Website. Auf diese Weise hast du ein Protokoll über alles, was im Projekt passiert. Du kannst die Informationen auch filtern. So kannst du z. B. Nachrichten finden, die du verpasst hast oder schon eine gewisse Zeit zurückliegen.


Überblick

In der Manager-Ansicht unter Tickets siehst du alle offenen Nachrichten, die bereits automatisch einer Website zugeordnet werden konnten. Klicke einfach auf eine Nachricht, um den Detail View der Website zu öffnen und die Nachricht zu bearbeiten. Die Zahl rechts neben "Tickets" zeigt dir wie viele offene Nachrichten es gibt.

Jedes Sitejet-Konto erhält seine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse, die folgendem Format entspricht: inbox+11.12345a67b891c0de@partner.sitejet.io.

Jede an diese Adresse gesendete E-Mail wird automatisch abhängig von der E-Mail-Adresse des Absenders dem jeweiligen bestehenden Projekt zugeordnet. Dafür ist es erforderlich, dass die Kunden-E-Mail-Adresse zuvor dem Projekt in den Kundendaten zugewiesen wurde. Wenn die Adresse des Absenders unbekannt ist, wird die E-Mail unter dem Menüpunkt "Nicht zugeordnet" direkt unter Tickets angezeigt. 


Eingehende Kunden-E-Mails

Ein Kunde hat dir eine E-Mail an deine Service-E-Mail-Adresse gesendet. Die Nachricht wird aufgrund der E-Mail-Adresse dem entsprechenden Projekt zugeordnet, sofern du an deine Service-E-Mail-Adresse gesendete E-Mails an deine Sitejet-interne E-Mail-Adresse weiterleiten lässt. 

Die Nachricht des Kunden wird in der Detailansicht der Website unter "Nachrichten" angezeigt:

  1. Hier kannst du nach Schlagwörtern suchen, die an einer beliebigen Stelle in einer E-Mail oder im Protokoll vorkommen, und dir die Suchergebnisse anzeigen lassen. Du kannst die Ergebnisse eingrenzen, indem du Start- und Enddatum festlegst. 
  2. Du kannst die Nachrichten auch nach Kategorien (Absender/Empfänger, Intern/Extern, Partner etc.), Status (Fertig/In Arbeit o.ä.) oder anderen Kriterien filtern. 
  3. Hier siehst du das Protokoll zur Website und kannst so jederzeit nachvollziehen was passiert ist. Hier kannst du interne Nachrichten, Systeminformationen oder Kundenanfragen über die Checkbox auch direkt als "Erledigt" markieren. Nachrichten, die unerledigt sind, erscheinen mit einem blauen Hintergrund. Über die Filterfunktion kannst du für dich im Moment uninteressante Einträge ausblenden lassen. Zu externen E-Mails wird für die Übersicht nur der Betreff und ein Teil des Nachrichteninhalts angezeigt. 
  4. Wenn du auf eine Nachricht klickst, kannst du den vollständigen Nachrichteninhalt lesen. 


Unzugewiesene E-Mails

E-Mails, die aktuell keinem deiner Projekte zugeordnet sind (z. B. potenzielle Neukunden mit allgemeinen Anfragen), erscheinen unter dem Menüpunkt "Nicht zugeordnet". 

Unterhalb der Liste der E-Mails wird deine bereits angesprochene Sitejet-interne E-Mail-Adresse angezeigt (z. B.: inbox+11.12345a67b891c0de@partner.sitejet.io).

Nachdem du eine service@dein-unternehmen.com oder eine ähnliche E-Mail-Adresse eingerichtet hast (du kannst auch deine bestehende E-Mail-Adresse verwenden), kannst du sie an diese Sitejet-Adresse weiterleiten. Auf diese Weise wird jede E-Mail, die ein Kunde an service@dein-unternehmen.com sendet, an deine inbox+11.12345abc0de@partner.sitejet.io weitergeleitet und entweder automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet oder hier angezeigt.

Von hier aus kannst du E-Mails einem Projekt manuell zuordnen oder sie entfernen, wenn es sich um Spam handelt.


Interne E-Mails teamübergreifend verschicken

Wenn du im Bereich"Nachrichten" auf "+ Neu" klickst, kannst du zwischen Intern, Nachricht vom Kunden und Nachricht an Kunden wählen. Um einen internen Kommentar in dem Protokoll zu hinterlassen, klicke auf "Intern". Jedes Mitglied des Teams kann hier Einträge zu der Website hinterlegen. Im Protokoll wird der Eintrag mit dem Namen des Mitglieds, das den Eintrag verfasst hast, dem Datum und dem Website-Status zum Zeitpunkt der Eingabe dokumentiert.

Lass dich nicht von den Bezeichnungen der Schaltflächen "Nachricht vom/an den Kunden" verwirren. Von hier aus sind nicht nur interne Notizen, sondern auch vom Kunden kommende bzw. an den Kunden zu verschickende E-Mails einseh- und erstellbar. Stell dir vor, ein Kunde schickt dir eine SMS, ruft auf deinem Handy an oder spricht mit dir persönlich über sein Projekt. Ist das Gesagte bzw. Geschriebene nützlich, soll es vermutlich auch berücksichtigt werden. In dem Fall kannst du die Informationen manuell in dieser "internen" Ansicht notieren, um alles an Ort und Stelle zu haben und den Überblick zu behalten.


E-Mails an Kunden verschicken

Wenn du E-Mails von deiner eigenen E-Mail verschicken möchtest, kannst du diese in den Unternehmens-Einstellungen deines Accounts konfigurieren. Tust du das nicht, werden E-Mails von "no-reply@sitejet.io" verschickt. Möchtest du das vermeiden, nutze unsere genaue Anleitung. Diese erklärt dir Schritt für Schritt, wie du den Versand über deine eigene E-Mail-Adresse einrichtest.

Unter "Empfänger" kannst du entweder im Drop-Down-Menü direkt die hinterlegte E-Mail-Adresse deines Kunden auswählen oder eine andere angeben. Außerdem kannst du einen Betreff ergänzen, die Nachricht grundlegend formatieren und Dateien anhängen.

Du wirst Kunden aus verschiedenen Gründen kontaktieren, z. B. um weitere Informationen bzw. Materialien anzufordern, um Feedback zu erfragen oder um den endgültigen Entwurf zur Überprüfung vorzulegen. Da sich viele dieser E-Mails an Kunden wiederholen, haben wir hierfür typische E-Mail-Vorlagen bereits vorbereitet. Erstelle bzw. bearbeite Vorlagen, indem du auf "Vorlagen verwalten" klickst oder nutze bereits erstellte Vorlagen in dem "In Vorlagen suchen"-Feld.


E-Mail-Vorlagen verwalten

Hier kannst du E-Mail-Vorlagen erstellen, die du jederzeit verwenden kannst, um nicht immer wieder die gleichen E-Mail-Bausteine schreiben zu müssen. Mit Hilfe von Variablen fügst du automatisch wichtige Informationen ein und ersparst dir so unzähliges Kopieren und Einfügen.

Du kannst eine bestehende Vorlage auswählen, um sie zu bearbeiten, oder sie als Grundlage für eine neue Vorlage verwenden. Gib deiner neuen Vorlage einen Namen, erstelle einen Betreff (z. B. "Weitere Informationen für deine Website benötigt") und schreib deine Nachricht.

Die bereits angesprochenen Variablen werden in einer E-Mail jeweils passend zum aktuellen Projekt automatisch durch die im Projekt hinterlegten Informationen ersetzt. Sämtliche Variablen werden im unteren Teil der Seite angezeigt. Du kannst z. B. den Website-Namen, Einladungslinks, den Namen des Kunden oder der Kontaktperson, die Kunden-E-Mail, die Website Domain, den Absender (je nachdem, welches Teammitglied die E-Mail sendet, näheres hierzu erfährst du in unserem Artikel über Berechtigungen und Rollen) und eine Signatur, die in den Unternehmenseinstellungen definiert werden kann, einfügen.


Automatische Benachrichtigungen

Weitere Gründe für Benachrichtigungen sind z. B. Änderungswünsche (der Kunde hat ein To-do auf der Website angelegt), Statusänderungen oder das Ausfüllen der Anforderungsliste (Wünsche). Auch über einen Datei-Upload kannst du benachrichtigt werden. Benachrichtigungen aktivierst du in deinem Profil. Gehe dazu wie folgt vor:

  1. Klicke oben rechts in der Ecke auf dein Profilbild
  2. Klicke auf "Profil"
  3. Auf der rechten Seite siehst du nun eine Liste an möglichen Benachrichtigungen
  4. Aktiviere die für dich Relevanten


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