Statusmanagement und Timetracking

Statusmanagement und Timetracking gehören zu den wichtigen Features von Sitejet. Hier erfährst du alles, was du dazu wissen solltest.

Sitejet ermöglicht es dir, den Status deiner Website laufend anzupassen, was dir einen besseren Überblick über deinen Website-Fortschritt gibt und außerdem die Optionen im Kundenportal steuert.

Wie du in der Kanban-Ansicht sehen kannst, gibt es insgesamt 8 Status. Um den Status zu ändern, kannst du entweder in der Kanban-Ansicht mit Drag and Drop die Website-Karten von einer Spalte in die nächste verschieben oder du klickst auf einen Website-Namen, um die Detailansicht zu öffnen und den Website Status über den blauen Button auf der rechten Seite der Workflow-Leiste (1.) zu managen. Dieser Button führt dich immer zum nächsten Status. Du kannst den Status auch ändern, indem du auf den aktuellen Status der Website am Anfang der Workflow-Leiste klickst (2.).

Schauen wir uns an, was genau hinter jedem Status steckt:

Wichtige Info zum Kundenportal: Über den Button kannst du das Portal deines Kunden öffnen, dessen Funktionen sich mit jeder Statusänderung anpassen. Was sich nicht ändert, sind die Möglichkeiten deines Kunden im Kundenportal jederzeit seine persönlichen Daten zu ändern, sein Passwort festzulegen und seine E-Mail-Adressen zu verwalten. Du kannst deinem Kunden über einen Einladungslink Zugriff auf sein Kundenportal geben (Klicke auf "Kundenportal" in der Detailansicht und wähle dort Einladungslink).

1. Vorbereitung

Das ist der Status in dem jede neue Website standardmäßig eingeordnet wird. Bevor du mit dem Designen einer neuen Website anfängst, brauchst du erstmal alle Kontaktinformationen des Kunden, Content wie Logo, Bilder und Texte und am besten schon eine Idee von den Designpräferenzen des Kunden. Genau das kannst du ganz einfach im Kundenportal des entsprechenden Kunden zusammentragen. Klicke auf Kundenportal, um das persönliche Dashboard deines Kunden zu öffnen.

Im Status Vorbereitung hast du Zugriff auf die Dateiverwaltung und die Wünsche für die Website.

  • Dateiverwaltung: Hier können dein Kunde und du Daten hochladen, Ordner erstellen und sie nach Belieben sortieren.
  • Wünsche: Mit diesem Feature gehen dein Kunde und du Schritt für Schritt alle notwendigen Themen für die Website-Erstellung durch, sodass du ein perfektes Briefing hast mit allen Infos, Anforderungen und Daten, die brauchst, um die bestmögliche Website zu erstellen.


2. Erstellung

Sobald alle Wünsche eingetragen sind, kannst du in den Status Erstellung wechseln, um zu zeigen, dass die Website den nächsten Prozessschritt erreicht hat. 

In diesem Status kann dein Kunde seine Kundendaten anpassen und weiterhin Content über die Dateiverwaltung hochladen. Letzteres ist allen Status möglich. Außerdem können in diesem Status Domains hinterlegt und gemanagt werden.


3. Audit

Dieser Schritt ist besonders hilfreich, wenn du in einem Team arbeitest. Nicht umsonst heißt es: Vier Augen sehen mehr als zwei.

Neben dem integrierten Website Check, der die Website automatisch nach gängigen Fehlern wie fehlerhaften Links scannt, kannst du ein anderes Teammitglied die fertige Website prüfen lassen, um Feedback zu erhalten. Möglicherweise fehlt etwas oder es gibt noch Verbesserungspotenziale? Hole dir so eine wertvolle zweite Meinung ein. Mit dem integrierten To-do-Feature in Sitejets CMS kann Feedback ganz einfach an spezifische Elemente geheftet werden, damit du die Kommentare mit einem Klick nachvollziehen kannst. 

Wenn du nicht in einem Team arbeitest, kannst du diesen Status überspringen - der Website Check ist allerdings trotzdem ein hilfreiches Feature, dass du nutzen kannst.


4. Feedback

Die Website wurde erstellt und von einem anderen Teammitglied geprüft. Jetzt ist es Zeit, dass dein Kunden dein Design bestaunt. Möglicherweise hat er ein paar Vorschläge oder Anmerkungen zu einigen Sections. Dann kann er sein Feedback genauso über die To-do-Funktion anmerken, wie deine Kollegen es im Status Audit getan haben.

Mit diesem Status kannst du auf einen Blick erkennen, dass es hier gerade keine konkreten Aufgaben für dich gibt, während der Kunde sein Feedback gibt. Die perfekte Gelegenheit, um an einer anderen Sitejet Website zu arbeiten! 

Im Kundenportal wurde deinem Kunden eine neue Option freigeschaltet. Wenn er auf Feedback klickt, kann er die Website im Vorschaumodus bewundern. Auf der rechten Seite findet der Kunde eine kurze Erklärung zum Feedback Tool, damit er Anmerkungen und Notizen direkt an der richtigen Stelle auf der Website hinterlegen kann. Damit erspart sich der Kunde lange Beschreibungen, wo er etwas geändert haben will und der Webdesigner wird bei der Überarbeitung mit nur einem Klick direkt zum entsprechenden Element geführt.. 


5. Überarbeitung

Sobald der Kunde sein Feedback zur Website geschickt hat, kannst du an den vorgeschlagenen Anpassungen arbeiten. Dieser Prozessschritt wird mit dem Status Überarbeitung abgedeckt. Das ist besonders hilfreich, wenn viele aktive Websites bearbeitet werden, da es nicht mehr zu einer Verwirrung zwischen Erstellung, interner Qualitätsprüfung und finalen Anpassungen nach dem Kundenfeedback kommt. 

Dein Kunde hat im Kundenportal noch die gleichen Optionen wie im Status Feedback.


6. Abwicklung

Wenn jeder mit dem Ergebnis der Website zufrieden ist, kann die Website veröffentlicht werden. Dein Kunde kann in diesem Status weiterhin Feedback geben und neue Dateien hochladen. Dieser Status ist der letzte Status, der mit der Website-Erstellung zu tun hat und beendet damit den Prozess. Nachdem die Website veröffentlicht wurde, kann der Status auf Fertig geändert werden.


7. Änderung

Dein Kunde hat wahrscheinlich Änderungswünsche, nachdem die Website fertig gestellt wurde. Das können Änderungen an Bildern oder Texten sein oder möglicherweise soll eine neue Section ergänzt werden oder eine veraltete Section entfernt werden. Um zu zeigen, dass der Kunde offene Änderungsanfragen hat, kannst du den Status auf Änderung setzen. Dadurch können dein Team und du schnell erkennen, bei welchen Website noch Änderungsbedarf ist. Nachdem die Änderungen umgesetzt wurden, kann wieder auf den Status Fertig gewechselt werden, um zu verdeutlichen, dass hier kein akuter Handlungsbedarf besteht. 


8. Fertig

Dieser Status zeigt, dass alle Aufgaben erledigt sind und alle involvierten Parteien glücklich sind. Nachdem die Website fertig gestellt und veröffentlicht wurde, wechselt der Status dieser Website normalerweise nur zwischen Änderung und Fertig.

In diesem Status kann dein Kunde weiterhin Feedback geben und Dateien hochladen. Sollte das passieren, bedeutet das meistens, dass der Status geändert werden sollte. Sobald die Website veröffentlicht wurde, erhält dein Kunde auch Zugriff auf seine Statistiken.

Zusammenfassung

Durch das aktive Anpassen des Website Status, bekommst du einen besseren Überlick über all deine Websites und optimierst gleichzeitig deinen Workflow. Außerdem erhält dein Kunde nur Zugriff zu den Features, die in dem bestimmten Status relevant sind. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit dem Kunden wesentlich erleichtert und der Kunde findet sich außerdem schnell im Kundenportal zurecht, wodurch das volle Potenzial des Self-Service Portals auch nach der Website-Erstellung genutzt werden kann.


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