Statusmanagement und Timetracking

r erfährst du alles über Sitejets Statusmanagement- und Timetracking-Funktionen. Durch den integrierten Workflow hast du einen besseren Überblick über den Fortschritt deiner Websites. Außerdem beeinflusst der Status der Website die Funktionen, die deinem Kunden im Kundenportal angezeigt werden. 

  1. Basiswissen
  2. Lead
  3. Interesse
  4. Vorbereitung
  5. Überprüfung
  6. Zuweisung
  7. Erstellung
  8. Audit
  9. Feedback
  10. Überarbeitung
  11. Abwicklung
  12. Änderung
  13. Fertig
  14. Redesign

Basiswissen

Mit Sitejet Website Manager ist es leicht den Fortschritt deiner Websites zu überblicken. Vor allem die Kanban-Ansicht kannst du sehr schnell überblicken wie weit eine Website im Erstellungsprozess gekommen ist. Und das Beste daran ist - du kann die Status und damit den Workflow an deine Bedürfnisse anpassen. Gehe dafür einfach auf "Einstellungen" > "Status" und aktiviere - oder deaktiviere - die Status, die du für deinen Prozess verwenen möchtest. Diese Übersicht zeigt dir auch, welche Funktionen im Kundenportal bei welchem Status verfügbar werden.  Optionen im Kundenportal steuert.

Die Status Vorbereitung, Erstellung, Feedback und Fertig können nicht deaktiviert werden, da sie den "Standardprozess" abbilden. Status können nur deaktiviert werden, wenn ihnen keine Websites zugeordnet sind. 

Nur die Status, die du aktiviert hast, werden in deinem Prozess, der Kanban-Ansicht und der Timetracking-Funktion angezeigt.

Um den Status einer Website zu ändern, kannst du entweder in der Kanban-Ansicht mit Drag and Drop die Website-Karten von einer Spalte in die nächste verschieben oder du klickst auf einen Website-Namen, um die Detailansicht zu öffnen und den Website Status über den blauen Button auf der rechten Seite der Workflow-Leiste (1.) zu managen. Dieser Button führt dich immer zum nächsten Status. Du kannst den Status auch ändern, indem du auf den aktuellen Status der Website am Anfang der Workflow-Leiste klickst (2.).

Schauen wir uns an, was genau hinter jedem Status steckt - wenn du sie aktiviert hast. 

Wichtige Info zum Kundenportal: Über den Button "Kundenportal" kannst du das Portal deines Kunden öffnen, dessen Funktionen sich mit jeder Statusänderung anpassen. Was sich nicht ändert, sind die Möglichkeiten deines Kunden im Kundenportal jederzeit seine persönlichen Daten zu ändern, sein Passwort festzulegen und seine E-Mail-Adressen zu verwalten. Du kannst deinem Kunden über einen Einladungslink Zugriff auf sein Kundenportal geben (Klicke auf "Kundenportal" in der Detailansicht und wähle dort Einladungslink).


1. Lead

Das ist der Status in dem jede neue Website standardmäßig eingeordnet wird (wenn der Status aktiviert ist). Dieser Status ist der perfekte Ausgangspunkt, wenn du gerade mit einem potenziellen Kunden in Kontakt bist und die Übersicht über den Verkaufsprozess behalten möchtest. Du kannst in der Detailansicht schon Kundendaten wie Name, Firmenname, E-Mail-Adress usw. hinterlegen und unter "Nachrichten" > "Intern" Gesprächnotizen von deinen Sales Calls speichern. Außerdem kannst du den E-Mail-Kontakt mit deinem potenziellen Kunden über Sitejets integriertes Ticket-System laufen lassen und so in der Kundenhistorie abspeichern. 

In diesem Status haben dein Kunde und du Zugriff auf die Dateiverwaltung und die Wünsche im Kundenportal.

  • Dateiverwaltung: Hier können dein Kunde und du Daten hochladen, Ordner erstellen und sie nach Belieben sortieren.
  • Wünsche: Mit diesem Feature gehen dein Kunde und du Schritt für Schritt alle notwendigen Themen für die Website-Erstellung durch, sodass du ein perfektes Briefing hast mit allen Infos, Anforderungen und Dateien wie Logo und Bilder, um die perfekte Website für deinen Kunden zu erstellen.

Damit deine Kunden Zugriff auf ihr Kundenportal und damit die Dateiverwaltung und Wünsche bekommen, schicke ihnen über "Kundenportal" > "Einladungslinks" ihren persönlichen Link zu. Gerade im Sales-Prozess ist das Kundenportal eine wunderbare Unterstützung, da alle relevanten Informationen zur Website direkt abgespeichert werden und dein Kunde sehen kann wie professional du arbeitest. 


2. Interesse

Dieser Status zeigt dir, dass die Verkaufsgespräche mit deinem potenziellen Kunden gut laufen. Du hattest bereits erste Sales Calls oder Meetings und bist kurz davor deinen potenziellen Kunden in einen tatäslchlichen Kunden zu verwandeln. 

In diesem Status haben dein Kunde und du weiterhin Zugriff auf Wünsche und die Dateiverwaltung im Kundenportal. 


3. Vorbereitung

Du hast es geschafft! Dein potenzieller Kunde hat den Vertrag unterschrieben und ist jetzt dein Kunde. Herzlichen Glückwunsch. Wenn du es nicht bereits während des Sales-Prozess gemacht hast, ist jetzt der richtige Moment dein Kunden zu seinem Kundenportal einzuladen und gemeinsam die Wünsche auszufüllen. So kannst du Content wie Logo, Bilder und Texte und am besten schon  Designpräferenzen des Kunden sammeln, um die perfekte Kundenwebsite zu erstellen. 


4. Überprüfung

Dieser Schritt ist besonders hilfreich, wenn du in einem Team arbeitest und sicherstellen willst, dass alle Anforderungen vollständig hinterlegt sind, die Angaben zu ihrem Service passen und alle Informationen verständlich für den Webdesigner sind, damit die perfekte Website schnellstmöglich erstellt werden kann. Die Überprüfung macht am besten jemand, der vorab nicht mit der Datensammlung des Kunden zu tun hatte, damit man mit frischen Augen draufschauen kann. 

Tipp: Nutze die "Automatisierung" unter "Einstellung", damit sich bei Statusänderung passende To-dos generieren. Mit dieser Funktion kannst du bspw. eine Checkliste für die Überprüfung anlegen. So kann sichergestellt werden, dass alle Punkte geprüft werden und jede Website die gleiche Qualitätsroutine durchläuft, bevor sie erstellt wird. 


5. Zuweisung

Mit diesem Status kannst du den Überblick behalten, welche Website bereit für die Erstellung ist. Gerade bei größeren Teams, wo Sales und Webdesign von (mehreren) unterschiedlichen Mitarbeitern übernommen wird, kann die Zuweisung als eine Art "Website Pool" diesen, aus denen sich Webdesigner neue Website ziehen können, sobald die Erstellung der vorherigen Website abgeschlossen ist. 


6. Erstellung

Sobald alle Wünsche eingetragen sind, kannst du in den Status Erstellung wechseln.

Wie du siehst ist in diesem Status der Bereich Wünsche nicht mehr zugänglich, da du bereits mit der Erstellung der Website begonnen hast. In diesem Status kann dein Kunde seine Kundendaten anpassen und weiterhin Content über die Dateiverwaltung hochladen. Letzteres ist allen Status möglich. Außerdem können in diesem Status Domains hinterlegt und gemanagt werden.


7. Audit

Dieser Schritt ist besonders hilfreich, wenn du in einem Team arbeitest. Nicht umsonst heißt es: Vier Augen sehen mehr als zwei.

Neben dem integrierten Website Check, der die Website automatisch nach gängigen Fehlern wie fehlerhaften Links scannt, kannst du ein anderes Teammitglied die fertige Website prüfen lassen, um Feedback zu erhalten. Möglicherweise fehlt etwas oder es gibt noch Verbesserungspotenziale? Hole dir so eine wertvolle zweite Meinung ein. Mit dem integrierten To-do-Feature in Sitejets CMS kann Feedback ganz einfach an spezifische Elemente geheftet werden, damit du die Kommentare mit einem Klick nachvollziehen kannst. 

Wenn du nicht in einem Team arbeitest, kannst du diesen Status überspringen - der Website Check ist allerdings trotzdem ein hilfreiches Feature, dass du nutzen kannst.


8. Feedback

Die Website wurde erstellt und von einem anderen Teammitglied geprüft. Jetzt ist es Zeit, dass dein Kunden dein Design bestaunt. Möglicherweise hat er ein paar Vorschläge oder Anmerkungen zu einigen Sections. Dann kann er sein Feedback genauso über die To-do-Funktion anmerken, wie deine Kollegen es im Status Audit getan haben.

Mit diesem Status kannst du auf einen Blick erkennen, dass es hier gerade keine konkreten Aufgaben für dich gibt, während der Kunde sein Feedback gibt. Die perfekte Gelegenheit, um an einer anderen Sitejet Website zu arbeiten! 

Im Kundenportal wurde deinem Kunden eine neue Option freigeschaltet. Wenn er auf Feedback klickt, kann er die Website im Vorschaumodus bewundern. Auf der rechten Seite findet der Kunde eine kurze Erklärung zum Feedback Tool, damit er Anmerkungen und Notizen direkt an der richtigen Stelle auf der Website hinterlegen kann. Damit erspart sich der Kunde lange Beschreibungen, wo er etwas geändert haben will und der Webdesigner wird bei der Überarbeitung mit nur einem Klick direkt zum entsprechenden Element geführt.. 


9. Überarbeitung

Sobald der Kunde sein Feedback zur Website geschickt hat, kannst du an den vorgeschlagenen Anpassungen arbeiten. Dieser Prozessschritt wird mit dem Status Überarbeitung abgedeckt. Das ist besonders hilfreich, wenn viele aktive Websites bearbeitet werden, da es nicht mehr zu einer Verwirrung zwischen Erstellung, interner Qualitätsprüfung und finalen Anpassungen nach dem Kundenfeedback kommt. 

Dein Kunde hat währenddessen keinen Zugriff auf das Feedback Tool, kann aber weiterhin seine Daten und E-Mail-Accounts managen und Dateien hochladen. Ab diesem Punkt kann er außerdem seinen Ecwid-Shop managen, wenn du einen in die Website integriert hast. 


10. Abwicklung

Wenn jeder mit dem Ergebnis der Website zufrieden ist, kann die Website veröffentlicht werden. Dein Kunde kann in diesem Status weiterhin Feedback geben und neue Dateien hochladen. Dieser Status ist der letzte Status, der mit der Website-Erstellung zu tun hat und beendet damit den Prozess. Nachdem die Website veröffentlicht wurde, kann der Status auf Fertig geändert werden.


11. Änderung

Dein Kunde hat wahrscheinlich Änderungswünsche, nachdem die Website fertig gestellt wurde. Das können Änderungen an Bildern oder Texten sein oder möglicherweise soll eine neue Section ergänzt werden oder eine veraltete Section entfernt werden. Um zu zeigen, dass der Kunde offene Änderungsanfragen hat, kannst du den Status auf Änderung setzen. Dadurch können dein Team und du schnell erkennen, bei welchen Website noch Änderungsbedarf ist. Nachdem die Änderungen umgesetzt wurden, kann wieder auf den Status Fertig gewechselt werden, um zu verdeutlichen, dass hier kein akuter Handlungsbedarf besteht. 


12. Fertig

Dieser Status zeigt, dass alle Aufgaben erledigt sind und alle involvierten Parteien glücklich sind. Nachdem die Website fertig gestellt und veröffentlicht wurde, wechselt der Status dieser Website normalerweise nur zwischen Änderung und Fertig.

In diesem Status kann dein Kunde weiterhin Feedback geben und Dateien hochladen. Sollte das passieren, bedeutet das meistens, dass der Status geändert werden sollte. Sobald die Website veröffentlicht wurde, erhält dein Kunde auch Zugriff auf seine Statistiken.


13. Redesign

Du kannst diesen Status nutzen, um zu zeigen, dass dein Kunde sich ein komplettes Redesign seiner Website wünscht. 


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